대구 데이터 백업 — 여러 대에 흩어진 도면 파일, 함께 정리한 이야기 | 한별시스템 Synology DS925+
## "도면이 이 컴퓨터, 저 컴퓨터에 다 흩어져 있어요"
대구에서 건축 설계사무실을 운영하시는 소장님께서 사무실을 방문해 달라고 연락을 주셨습니다. 통화 중에 이런 말씀을 하셨습니다.
"직원마다 컴퓨터에 도면 파일을 따로 저장하고 있는데, 누가 어떤 버전을 갖고 있는지 헷갈릴 때가 많아요. 지난번엔 수정 전 도면으로 출력해서 현장에 나갔다가 곤란했던 적도 있고요. USB로 옮기다가 파일이 꼬인 적도 있고, 컴퓨터 한 대가 고장 나면 그 안에 있던 자료는 어떻게 되나 싶고요. 체계적으로 관리하고 싶은데 어디서부터 손대야 할지 모르겠어요."
설계사무실은 특성상 도면 하나하나가 회사의 자산입니다. 그런데 정작 그 자산이 여러 대의 컴퓨터에 뿔뿔이 흩어져 있으면, 정리도 안 되고 백업도 안 되고, 무엇보다 "지금 이게 최신 버전이 맞나?" 하는 불안이 계속 따라다닙니다. 실제로 방문해 보니, 직원 4명이 각자 컴퓨터에 폴더를 만들어 도면을 저장하고 있었고, 공유는 USB나 메신저 파일 전송에 의존하고 있었습니다.
## 왜 이렇게 되기 쉬운가 — 설계사무실의 흔한 딜레마
이런 상황은 사실 특별한 게 아닙니다. 사무실 규모가 작을수록 "일단 각자 컴퓨터에 저장해두고 필요할 때 주고받자"는 식으로 시작하고, 시간이 지나면서 파일이 여기저기 늘어나는 경우가 많습니다.
문제는 이게 단순히 "폴더 정리"의 문제가 아니라는 점입니다.
- **버전 관리 문제**: 같은 도면 파일이 여러 컴퓨터에 복사되면서 어느 게 최신인지 알 수 없어짐
- **분실 위험**: 컴퓨터 한 대가 고장 나거나 하드디스크가 손상되면 그 안의 자료는 복구가 어려움
- **외부 작업 불편**: 현장이나 외부 미팅에 나갈 때, 필요한 파일을 미리 챙기지 못하면 사무실에 있는 담당자에게 일일이 전화해서 파일을 받아야 함
- **보안 우려**: USB나 메신저로 파일이 오가다 보니, 어디까지 퍼졌는지 파악이 안 됨
소장님도 이 문제를 알고는 계셨지만, "그럼 서버를 놓아야 하나? 관리가 복잡하지 않을까?" 하는 걱정에 선뜻 나서지 못하고 계셨습니다.
## 함께 찾은 방향 — 시놀로지 NAS로 데이터를 한곳에
저희는 사무실 상황을 먼저 살펴봤습니다. 직원 수, 사용하는 프로그램(캐드 도면 작업), 하루 평균 작업하는 파일 용량, 외부 현장에 나가는 빈도까지 확인했습니다.
그 결과 제안드린 것이 시놀로지(Synology) **DS925+** 모델이었습니다.
DS925+를 선택한 이유는 크게 세 가지였습니다.
1. **여러 대의 컴퓨터 데이터를 한곳에 모을 수 있다는 점**: 직원 각자의 컴퓨터에 흩어진 도면 파일을 NAS 하나로 통합해서, 누구나 같은 위치에서 최신 파일을 확인할 수 있습니다.
2. **탐색기처럼 쓸 수 있다는 점**: 별도의 프로그램을 새로 배우지 않아도, 평소 쓰던 윈도우 탐색기 화면 그대로 네트워크 드라이브처럼 연결해서 파일을 열고 저장할 수 있습니다.
3. **외부에서도 접근이 가능하다는 점**: 현장에 나가서도 사무실 NAS에 있는 도면을 노트북으로 그대로 불러올 수 있어, "사무실에 전화해서 파일 받는" 번거로움이 사라집니다.
## 구축 과정 — 하나씩 차근차근
먼저 기존에 여러 컴퓨터에 흩어져 있던 도면 파일들을 정리하는 작업부터 시작했습니다. 중복 파일과 옛날 버전들을 소장님, 직원분들과 함께 확인하면서 어떤 걸 남기고 어떤 걸 정리할지 기준을 잡았습니다.
그다음 DS925+를 설치하고, 폴더 구조를 설계사무실 업무 흐름에 맞게 나눴습니다. 프로젝트별, 진행 단계별로 폴더를 구성해서 담당자가 아니어도 필요한 도면을 쉽게 찾을 수 있게 했습니다.
권한 설정도 신경 썼습니다. 모든 직원이 모든 파일에 접근할 필요는 없기 때문에, 담당 프로젝트에 따라 접근 권한을 나눠서 불필요한 노출을 줄였습니다.
마지막으로 외부 접속 설정을 진행했습니다. 현장에 나가거나 재택으로 일할 때도 노트북에서 사무실 컴퓨터를 켜둔 것처럼 NAS 폴더를 그대로 탐색기에서 열어볼 수 있도록 구성했습니다. 별도의 복잡한 절차 없이, 평소 파일 찾듯이 폴더를 클릭하면 되는 방식입니다.
## 도입 후 달라진 점
설치를 마치고 며칠 뒤 소장님께서 연락을 주셨습니다.
"직원들이 이제 서로 파일 주고받을 필요 없이 그냥 NAS 폴더에서 찾으면 되니까 훨씬 편하다고 하네요. 저도 현장 나갔다가 급하게 도면 확인할 일이 있었는데, 노트북 켜서 그냥 찾아봤어요. 예전 같았으면 사무실에 전화했을 텐데요."
가장 크게 달라진 점을 정리하면 이렇습니다.
- **파일 하나로 통합**: 여러 컴퓨터를 뒤질 필요 없이 NAS 한 곳에서 최신 도면 확인 가능
- **외부 작업 편의성**: 현장이나 외부에서도 사무실에 있는 것처럼 탐색기로 파일 접근
- **분실 위험 감소**: 특정 컴퓨터가 고장 나도 도면 데이터는 NAS에 안전하게 보관
- **협업 효율 개선**: 담당자가 자리를 비워도 다른 직원이 필요한 파일을 바로 확인 가능
## 체크리스트 — 우리 사무실도 필요할까?
아래 항목 중 2개 이상 해당된다면, 데이터 정리를 한 번쯤 점검해보실 시점일 수 있습니다.
- [ ] 직원마다 각자 컴퓨터에 파일을 따로 저장하고 있다
- [ ] 어떤 파일이 최신 버전인지 헷갈린 적이 있다
- [ ] 컴퓨터 고장으로 자료를 잃어버릴까 걱정된다
- [ ] 외부에서 사무실 파일을 확인해야 할 때 번거롭다
- [ ] USB나 메신저로 파일을 주고받다가 관리가 안 된 적이 있다
## 자주 묻는 질문
**Q. NAS를 도입하면 관리가 복잡해지지 않나요?**
초기 설정은 저희가 사무실 상황에 맞게 진행해 드리고, 이후에는 평소 탐색기 쓰듯 사용하시면 됩니다. 별도의 전문 지식이 필요하지 않도록 구성해 드립니다.
**Q. 꼭 DS925+ 모델이어야 하나요?**
사무실 인원, 파일 용량, 향후 확장 계획에 따라 더 작은 모델이 맞을 수도 있습니다. 무조건 특정 모델을 권해드리기보다, 상황을 보고 맞는 모델을 같이 찾아드립니다.
**Q. 외부 접속이 보안상 안전한가요?**
네트워크 설정과 권한 관리를 통해 필요한 사람만 필요한 폴더에 접근하도록 구성합니다. 궁금하신 부분은 설치 전에 충분히 설명해 드립니다.
## 비슷한 고민이 있으시다면
여러 컴퓨터에 흩어진 자료, 어디서부터 정리해야 할지 막막하실 수 있습니다. 꼭 저희에게 맡기지 않으셔도 괜찮습니다. 다만 "우리 사무실에는 어떤 방식이 맞을까" 고민이 되신다면, 한 번 편하게 이야기 나눠보셔도 좋습니다. 시놀로지 공식 대리점으로서 상황에 맞는 구성을 같이 찾아드리겠습니다.
한별시스템 053-588-7119
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