복합기 임대 반납·폐기 시 저장된 문서 데이터, 완전히 삭제해야 할까요?

네, 복합기 안에는 그동안 스캔·복사·인쇄한 문서 이미지가 저장장치에 남아 있을 수 있어, 임대 반납이나 폐기 전에 반드시 완전삭제 절차를 거쳐야 합니다. 그냥 반납하면 회사 문서나 개인정보가 유출될 위험이 있습니다.

복합기에도 기억이 있습니다

디지털 복합기는 스캔·복사·팩스·인쇄 작업을 처리하면서 문서 이미지를 내부 하드디스크나 메모리(SSD·eMMC)에 임시로 저장합니다. 업계에서는 복합기를 폐기할 때 이 저장 데이터가 완전히 지워지지 않으면 이전 사용자의 문서가 그대로 남아 유출될 수 있다는 점이 오래전부터 지적돼 왔고, 국가기관 납품 제품은 저장 문서를 완전 삭제하는 기능을 반드시 갖추도록 하고 있습니다.

임대 반납·폐기 전 체크리스트

• 임대 계약 종료 시 업체에 내부 저장장치 데이터 삭제(초기화·덮어쓰기) 여부를 서면으로 확인하기
• 개인정보 보호법상 개인정보가 담긴 문서 데이터는 지체 없이 파기해야 할 의무가 있다는 점 인지하기
• 완전 삭제가 어려운 노후 장비는 저장장치 물리적 파쇄(디가우징 등)를 요청하기
• 가능하면 삭제 확인서나 처리 내역을 받아 보관하기

출처: 개인정보보호위원회 표준 개인정보 보호지침 (국가법령정보센터), 아이뉴스24 「디지털 복합기, 보안으로 승부한다」

한별 생각: 임대 복합기를 반납할 때는 계약서에 내부 저장장치 데이터 삭제 조항이 있는지부터 확인하시고, 명시돼 있지 않다면 반납 전 초기화 처리를 직접 요청하시는 걸 권해드립니다.

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