월 하나로 끝, 매달 토너값 얼마 나올지 아세요?
월요일 아침에 경리 담당자가 한숨을 쉬는 이유가 있습니다. 지난달 컬러 토너 두 개, 드럼 하나, 그리고 예고 없이 나온 출장 수리비까지 장부에 정리하면서요. 이번 달 예산을 잡으려는데 이번엔 얼마가 나올지 아무도 모릅니다.
한별시스템입니다. 대구에서 사무기기를 다루면서 사장님들께 가장 많이 듣는 말이 이겁니다. "월별로 얼마 나갈지 예측이 안 돼요." 오늘은 복합기 유지비를 매달 같은 금액으로 맞추는 방법을 정리합니다. 2026년 9월 기준으로 씁니다.
왜 매달 금액이 다를까요
복합기 소모품을 하나씩 사는 방식이라 그렇습니다. 흑백 토너를 사는 달이 있고 컬러 토너 3색을 한꺼번에 바꾸는 달이 있습니다. 드럼은 또 몇 달 걸러 한 번씩 옵니다. 여기에 갑자기 종이가 걸려 출장 수리를 부르면 그날 청구서가 하나 더 붙습니다.
항목별로 다른 시점에 나가는 지출이 합쳐지니, 월말이 되어야 총액을 알 수 있는 구조입니다.
복합기는 사무실 자료 흐름의 중간에 있는 장비인데, 정작 이 장비를 굴리는 비용은 매달 다르게 튄다는 게 문제였습니다. 예산을 세워도 어긋납니다.
개별 구매 vs 월정액 임대, 뭐가 다를까요
1. 개별 구매 매달 다릅니다
두 방식의 차이를 실제 청구되는 항목으로 나눠 보겠습니다.
| 항목 | 개별 구매 방식 | 월정액 임대 방식 |
|---|---|---|
| 흑백 토너 | 필요할 때마다 별도 구매 | 월정액 안에 포함 |
| 컬러 토너 3색 | 색상별 별도 구매 | 월정액 안에 포함 |
| 드럼·부품 | 교체 시점에 별도 구매 | 월정액 안에 포함 |
| 출장 수리비 | 방문마다 별도 청구 | 월정액 안에 포함 |
| 청구서 개수 | 항목·시점별로 여러 건 | 매달 한 건 |
| 월별 금액 예측 | 어긋나기 쉬움 | 매달 동일 |
임대로 바꾸면 청구서가 하나로 정리됩니다. 매달 같은 날 같은 금액이 나갑니다. 경리 담당자가 편해지는 지점입니다.
우리 사무실에 임대가 맞을까요
직원 1~5명, 월 인쇄 500매 안팎이면 개별 구매도 관리가 어렵지 않습니다. 토너 한두 개로 몇 달을 씁니다. 다만 컬러 출력이 잦다면 이야기가 달라집니다.
직원 6명 이상 또는 월 인쇄 1,500매를 넘기면 정액제가 예산 잡기에 유리합니다. 소모품 교체 주기가 짧아지고 출장 수리 빈도도 늘기 때문입니다.
컬러 인쇄 비중이 30%를 넘으면 개별 구매 방식에서 매달 지출 편차가 가장 크게 벌어집니다. 이럴 때 정액제가 체감이 큽니다.
임대 시작 금액은 얼마부터일까요
2. 합계 계산 매번 어긋납니다
흑백은 월 7만원부터, 컬러는 월 10만원부터 시작합니다. 부가세는 별도로 청구됩니다.
시작 금액이라는 게 중요한데요. 실제 계약 금액은 사무실의 월 인쇄량에 따라 달라집니다. 카운터로 실측한 흑백·컬러 매수를 근거로 구간을 정합니다. 인쇄량이 적은데 무리하게 높은 구간을 잡을 이유가 없고, 반대로 매수가 많은데 낮은 구간을 잡으면 초과분이 붙습니다.
정확한 월 금액은 견적으로 확인해 드립니다.
따라 해 볼 순서
지출을 임대로 정리하기 전에 사장님이 직접 확인해 보실 수 있는 순서입니다.
- 지난 3개월 지출을 항목별로 모으기. 장부에서 흑백 토너, 컬러 토너 3색, 드럼, 출장 수리비를 뽑아 3개월 평균을 냅니다. 매달 얼마를 쓰고 있었는지 숫자로 보입니다.
- 복합기 카운터로 월 인쇄량 확인. 흑백과 컬러 매수를 따로 봅니다. 이 숫자가 임대 구간을 정하는 기준입니다.
- 임대 포함 범위 확인. 월정액 안에 토너, 부품, 출장 수리가 들어갑니다. 소모품을 따로 구매하지 않아 청구서가 하나로 정리됩니다.
- 견적 요청. hbsys.kr 임대 페이지에서 상품을 확인하고 문의합니다. 한별시스템.kr Q&A 토너 항목에 자주 묻는 질문이 정리되어 있습니다.
- 출장 수리 접수. 전화 053-588-7119 또는 010-4585-6890으로 접수합니다. 원격으로 확인한 뒤 필요하면 방문합니다.
사람들이 자주 하는 실수와 해결
3. 임대 월정액 다 포함됩니다
"토너 한 통 값만 보고 개별이 싸 보인다" 흔한 착각입니다. 컬러 복합기는 토너 3색에 드럼, 폐토너통, 정착기까지 소모품이 여러 겹입니다. 한 통이 아니라 1년치 합계로 봐야 비교가 됩니다.
"임대는 무조건 손해다" 인쇄량이 아주 적으면 그럴 수 있습니다. 3개월 평균 지출을 먼저 계산해 보고 구간별 정액과 비교해야 답이 나옵니다. 계산도 안 해 보고 정하지 마세요.
"출장 수리는 급할 때만 부르면 된다" 종이 걸림이 반복되면 롤러 문제입니다. 방치하면 정착기까지 갑니다. 정액제 안에 출장이 들어 있으면 부담 없이 부를 수 있어 큰 고장을 막을 수 있습니다.
계약 전에 꼭 물어봐야 할 것
- 월 인쇄량이 계약 구간을 넘으면 초과분은 어떻게 계산되나요
- 컬러 인쇄가 늘면 구간을 중간에 조정할 수 있나요
- 계약 기간과 중도 해지 조건은 어떻게 되나요
- 기존에 쓰던 장비 처분은 어떻게 하나요
- 출장 수리 접수부터 방문까지 얼마나 걸리나요
한눈에 다시 보기
- 개별 구매는 항목별·시점별로 나가서 월별 금액이 매번 다릅니다
- 월정액 임대는 토너·부품·출장 수리가 한 금액 안에 들어갑니다
- 시작 금액은 흑백 월 7만원, 컬러 월 10만원부터 (부가세 별도)
- 실제 금액은 카운터로 잰 월 인쇄량으로 정합니다
- 계약 전에 3개월 평균 지출부터 뽑아 두세요
자주 묻는 질문
4. 흑7만·컬10만 부터 시작합니다
Q. 임대 월정액에 부가세가 포함된 금액인가요?
A. 표시 금액은 부가세 별도입니다. 시작 금액이며 실제 계약은 인쇄량에 따라 달라집니다.
Q. 지금 쓰는 복합기가 있는데 그대로 임대로 전환할 수 있나요?
A. 장비 상태와 연식을 먼저 봐야 합니다. 전화로 모델명 알려 주시면 전환·교체 중 어느 쪽이 맞는지 함께 보고 견적을 드립니다.
Q. 꼭 한별시스템에서 계약해야 하나요?
A. 아닙니다. 지역에 다른 업체도 있으니 비교해 보시고 정하세요. 저희는 대구·경북 당일 출장이 가능하다는 점이 강점입니다.
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여러분 사무실은 지난달 복합기 유지비가 얼마 나왔는지 바로 답이 나오시나요? 3개월 지출만 정리해서 보내 주시면 임대 구간과 비교해서 어느 쪽이 유리한지 같이 봐드립니다. 이어지는 글에서는 인쇄량 구간별 정액을 실제 사례로 풀어 보겠습니다.
받아 갈 자료는 노션 페이지 https://spark-domain-613.notion.site/3ebadce72dff815a9ad8e9d8d2017142에 정리해 두었습니다. 드라이버·프로그램은 한별시스템.kr → 고객지원 → 드라이버(https://xn--bm3bm1i1e348cgwe.kr/support/drivers/)에서 받으실 수 있습니다.
한별시스템 · 053-588-7119
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